Sharing Workbook Pada Microsoft Excel
Sharing workbook adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni penggunaan satu file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah di-share, sebuah file Excel atau workbook dapat di-edit oleh beberapa orang sekaligus secara simultan, baik nilai, format, maupun data-data lain yang terdapat dalam workbook. Dengan cara ini suatu tugas dapat dikerjakan bersama-sama dengan output sebuah file tunggal. Dengan pembagian tugas yang jelas dan manajemen yang tepat, tugas tim dapat dikerjakan lebih efektif dan dapat selesai lebih cepat.
Pada prinsipnya fasilitas ini memanfaatkan dukungan File and Printer Sharing Windows. Harap diperhatikan, setelah Anda men-share workbook maka beberapa fasilitas dasar Excel menjadi tidak dapat lagi dilakukan. Fasilitas yang dimaksud adalah: merge cell,delete atau insert row-column, delete workshet, mengubah dialog box dan menu,conditional format dan data validation, insert charts, pictures, objects, atau hyperlinks,menggunakan drawing tools, membuat password, melihat, mengubah atau menyimpanscenarios, group atau outline data, insert subtotals, membuat data tables, membuatpivottable atau pivotchart, serta membuat macro.
Windows membatasi jumlah maksimal pengguna yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing dalam suatu waktu adalah 256 orang. Pengguna file ini dapat dibatasi hak penggunaannya dengan mengatur permission yang diset didalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, jika user memiliki akses penuh/full permissionatas suatu folder sharing maka ia mempunyai akses yang sama terhadap file Excel tersebut.
Membuat Sharing Workbook
Untuk membuat file Excel dapat diakses secara bersama-sama, ikuti beberapa langkah berikut:
- Melalui Windows Explorer, Tentukan folder yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan file Excell Anda. Aktifkan file sharing dengan Klik Kanan Folder > Sharing and Security
- Pilih Share this folder on The Network. Tandai check box Allow Network Users to Change My Files.
- Kemudian dari Excell, Buka file Anda kemudian pilih Review > Share Workbook > tab Editing.
- Tandai check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
- Akan muncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Dari folder inilah user-user yang Anda inginkan dapat mengakses file Excell ini.
Membuat Sharing Workbook dengan Menjaga History Agar Tidak Terhapus Oleh Yang Tidak Berhak
Pada pilihan default, Windows memberikan hak pengguna yang pertama kali membuka workbook menjadi pengguna exklusif, artinya ia dapat saja mengubah settingan workbook, atau bahkan menutup sharing workbook. Berikut langkah - langkahnya agar sharing workbook tidak berubah serta history setiap perubahan tidak terhapus oleh pengguna yang tidak memiliki hak:
- Buka Tools > Share Workbook.
- Hilangkan tanda pada check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
- Buka Tools > Protection > Protect Shared Workbook.
- Tandai check box Sharing with track changes.
- Isi passwordnya, lalu klik OK.
- Konfirmasi ulang passwordnya, lalu klik OK.
Mengijinkan dan Menggagalkan Perubahan Yang Terjadi
- Untuk mengetahui apa saja yang berubah, Pilih Tools > Track Changes > Highlight Changes.
- Untuk mengijinkan dan Menggagalkan perubahan yang terjadi, Anda dapat memilihTools > Track Changes > Accept or Reject Changes.
